Personuppgifter och GDPR

Vem är ansvarig för behandling av dina personuppgifter?

Västervik Framåt AB med org.nr. 556086-9371 är ansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. För oss är det en självklarhet att värna om din integritet och skydda dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och branschregler. För vissa behandlingar är vi gemensamt personuppgiftsansvariga tillsammans med vår uppdragsgivare Västerviks kommun. Vi kommer att kunna kontakta dig via e-post, telefon, sms eller per post. Detta kan ske inför, under och efter en konferens, möte eller om du till exempel deltagit i företagsrådgivning eller nyttjat andra tjänster hos oss.

Vilka är ändamålen med personuppgiftsbehandlingen?

Vi använder de personuppgifter vi samlar in för följande ändamål:

• Tillhandahålla dig information och erbjudanden genom sändande av nyhetsbrev om våra arrangemang som vi bedömer att du är intresserad av;
• Tillhandahålla tjänster och fullgöra avtal med dig, såsom Tjänstebox® och rådgivning- och affärsutvecklingstjänster med mera;
• Behålla historik när du deltagit i företagsrådgivning eller deltagit i projekt och aktiviteter arrangerade av Västervik Framåt.

Endast de personer som behöver behandla personuppgifter för ovan nämnda ändamål har tillgång till dina personuppgifter. Vi säljer inte, hyr ut, distribuerar eller på annat sätt gör dina personuppgifter tillgängliga för tredje part. Vi kan dock komma att dela information med Västerviks kommun som vi har delat personuppgiftsansvar med och där vi är uppdragstagare.

På vilka grunder behandlar vi dina personuppgifter?

När vi behandlar personuppgifter gör vi det för att uppfylla ovanstående ändamål och för att kunna ingå eller fullgöra avtal med dig eller för att vi har legitima intressen när det gäller att upprätthålla affärsrelationer och kommunicera med dig som en kontaktperson om verksamheten och våra tjänster. Vi anser att våra legitima intressen följer lagen och de rättsliga rättigheterna och friheterna i våra affärskontakter.

Vilka typer av data samlar vi in?

De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig är följande: namn, adress, telefon/mobilnummer, e-postadress, befattning, företag/organisation, om du anmält eller deltagit i möten/kurser, deltar i nätverk, prenumererar på nyhetsbrev eller magasin (Västervik 365), har registrerat dig för inflyttarinformation.

Hur får vi dina personuppgifter?

Västervik Framåt AB samlar in och behandlar personuppgifter som du frivilligt tillhandahåller till oss, när du tar del av våra tjänster. Till exempel startar eller etablerar ett företag eller event i Västerviks kommun, anlitar våra rådgivning- eller affärsutvecklingstjänster, köper Tjänstebox®, deltar i våra konferenser, nätverksträffar och liknande event, registrerar dig för turism- eller inflyttarinformation eller när du på annat sätt har kontakt med Västervik Framåt AB och väljer att prenumerera på något av våra nyhetsbrev.

I vissa fall har dina personuppgifter hämtats från andra källor med bakgrund till din yrkesroll och då vi bedömt att du eventuellt är intresserad av specifika arrangemang. Dessa källor kan innefatta köp av dataregister, sökningar via offentligt tillgängliga sökmotorer och din arbetsgivares webbplats.

Vem mer än Västervik Framåt AB får ta del av dina personuppgifter?

I en del situationer är det nödvändigt för oss att anlita andra parter för att kunna utföra vårt arbete. Det handlar exempelvis om att vi använder oss av IT-leverantör och redovisningsleverantör, marknadsföringsleverantör eller för statistik och analyser. De är att betrakta som personuppgiftsbiträden till oss och vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal i dessa fall. Personuppgiftsansvaret ligger kvar på Västervik Framåt AB.

Vi kontrollerar självklart alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter.

När personuppgiftsbiträden anlitas sker det bara för de ändamål som är förenliga med de ändamål vi själva har för behandlingen eftersom vi fortfarande är personuppgiftsansvariga.

Västervik Framåt AB kan även komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t.ex. polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

Västervik Framåt AB kan även komma att delge dina personuppgifter till partnerföretag till exempel reklambyråer för exempelvis större postutskick.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter och var lagras dem?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Vi har utarbetat gallringsrutiner för att säkerställa att personuppgifter inte sparas längre än vad som behövs för det specifika ändamålet. Hur lång lagringstiden kan bli är olika beroende på ändamål med behandlingen och hur länge uppgiften är nödvändig för ändamålet. Efter det kommer vi att på ett säkert sätt gallra eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig. Vissa uppgifter i bokföringen behöver på grund av lagstiftning till exempel sparas minst sju år medan uppgifter om specialkost raderas så snart evenemanget är avslutat.

Dina personuppgifter sparas för angivna ändamål så länge du fortsätter besöka våra arrangemang, nyttja våra tjänster eller att vi, med grund i din yrkesroll eller privat, bedömer att du kan vara en potentiell kontakt för oss.  Du kan när som helst välja att avregistrera dig och i samband med det så upphör vi databehandling för ovan angivna ändamål och tar bort dina personuppgifter från vårt register.

Västervik Framåt AB behandlar personuppgifter endast inom EU/EES.

Dina rättigheter

Du är alltid välkommen att höra av dig med dina frågor och funderingar om hur vi hanterar dina personuppgifter. Har du frågor eller vill göra gällande någon av de nedanstående rättigheterna kan du skicka en skriftlig undertecknad förfrågan till nedanstående kontaktuppgifter.

Du har rätt att veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och kan begära en kopia av dessa. Du har också rätt att få felaktiga personuppgifter om dig korrigerade och du kan i vissa fall be oss att radera dina personuppgifter samt under vissa förutsättningar få dina personuppgifter begränsade. Observera att raderingen av dina personuppgifter kan innebära att vi inte kommer att kunna tillhandahålla de meddelanden och inbjudningar som beskrivs ovan. Du har också rätt att ta emot dina personuppgifter i strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).

Du kan när som helst välja att avregistrera dig och i samband med det så upphör vi vår databehandling för ovan angivna ändamål och tar bort dina personuppgifter från vårt register. Avregistrering sker antingen via länk i våra nyhetsbrev eller genom att kontakta oss.

Om du inte är nöjd med hur Västervik Framåt AB hanterar dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till Datainspektionen.

Säkerhet

Vi använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förluster och att skydda mot obehöriga personers tillgång. Vi granskar regelbundet våra säkerhetspolicyer och rutiner för att säkerställa att våra system är säkra och skyddade.

Hur kommer du i kontakt med oss?

Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter som beskrivs ovan är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter är:

Västervik Framåt AB
Rådhuset, Stora Torget 4
593 33  Västervik

Telefon 0490-875 00
info@vastervik.com